Time management jako pomocník vychovatele

Sdílet na sociálních sítích

Time management neboli řízení času je pomocníkem, který podporuje efektivitu práce. Přináší nejen vhodné rozvržení jednotlivých úkolů a časů, ale i plánování volného času vychovatelů a přímé i nepřímé pedagogické činnosti. Přispívá tak nejen k efektivnímu využití času, ale i celkové pohodě vychovatelů i ostatních participantů. V neposlední řadě také podporuje rovnováhu mezi prací a osobním životem.

V tomto článku se dozvíte o důležitosti time managementu, praktické tipy pro práci s časem ve školních družinách a techniky pro jeho efektivní využívání.

Time management

Seiwert (1995) ve své knize popisuje řízení času jako cílené a důsledné využívání prověřených pracovních postupů, které napomáhají lidem organizovat a vést sebe samotné tak, aby smysluplně a optimálně využívali svůj čas. Také uvádí, že by ty toto postupy měly být využívány v každodenním životě.

Nejedná se pouze o samotné plánování, ale i vytyčení priorit a cílů, účelovou komunikaci, eliminaci rušivých elementů a delegování úkolů. Benefitem je prevence syndromu vyhoření a snižování konfliktů v pracovním kolektivu.

Metody time managementu

Metoda S.O.R.U.Z (Beatris Uhlig, 2008)

Tato metoda je pojmenována dle prvních písmen dílčích kroků:

S zastupuje sumarizaci úkolů – tento krok tedy slouží ke shrnutí všech úkolů, které nejsou vyřízené z předchozích dnů, ale i těch aktuálních. Důležité je zvolit počet úkolů tak, aby bylo reálné je stihnout. Tento odhad lze vypozorovat z pravidelné realizace tohoto bodu a ponořením do sebe – odhadnutím svých sil a aktuální situace. Je naprosto přirozené, že v různých životních situacích, denní době či měsících se naše efektivita mění.
O označuje odhad času pro realizaci aktivit stanovených v předchozím kroku – většina úkolů je opakovaná, proto je dobré pracovat s osobní zkušeností při realizaci podobného úkolu. Pokud se však jedná o nový úkol, je vhodné rozdělit si ho do více etap a využít následující krok.
R označuje rezervní čas, jelikož je možné, že některé úkoly zaberou více času, než jsme předpokládali. Díky tomuto kroku tak můžeme dohnat časový skluz.
U označuje určení priorit, což je krok, ve kterém si vychovatel naplánuje nejdůležitější úkoly na dobu, kdy je nejproduktivnější. Součástí je i delegování úkolů.
Z označuje zpětnou vazbu či kontrolu, která by měla proběhnout na konci pracovní doby. Slouží k rekapitulaci, které úkoly byly splněné, které ne a proč, čímž si ověříme, zda byl plán splnitelný či ne. Nakonec tak nesplněné položky můžeme přesunout na následující den.

Eisenhowerův princip

Tento princip třídí úkoly dle priorit do čtyř skupin – na důležité a naléhavé (A), důležité a nenaléhavé (B), nedůležité a naléhavé (C) a nedůležité a nenaléhavé (D). Někteří autoři používají termín matice, ve kterém dochází k dělení dle důležitosti a naléhavosti, jež jsou rozčleněny do čtyř kvadrantů.

I. kvadrant zahrnuje nejnaléhavější a nejdůležitější úkoly, které mají blížící se datum splnění. První místo mají proto, že by měly být splněny přednostně.
II. kvadrant zahrnuje úkoly, které nás posouvají vpřed a pomáhají nám zlepšovat se v naší práci, ale zároveň nemají pevně stanovený termín či jsou „do konce školního roku“. Často se jedná o další vzdělávání. Autor doporučuje této sekci věnovat nejvíce času.
III. kvadrant zahrnuje naléhavé úkoly, které však nejsou důležité, protože naléhavost a důležitost spolu vždy nemusí souviset. Je také možnost je delegovat.
IV. kvadrant zahrnuje nedůležité úkoly (nesouvisí s naší životní vizí) a nejsou naléhavé. Jsou to úkoly či činnosti, kterým bychom se měli vyhnout, avšak je přirozené, že malou část svého času jim věnujeme. Jedná se například o projíždění sociálních sítí či sledování TV.

Pomodoro

Tato technika je oblíbená především u vysokoškolských studentů, ale je využitelná i pro pracovní oblast.

Spočívá v práci s časem 25-5 minut, kdy je 25 minut vyhrazen na předem stanovený úkol. Následně přichází 5 minut, které jsou věnovány regeneraci. Každý by měl tento regenerační čas využít dle svých preferencí a potřeb, ale doporučuje se nevyužívat elektroniku, ale spíše se projít, protáhnout či si otevřít okno a nadechnout se čerstvého vzduchu.

Jakmile se tyto dvě fáze vystřídají 4x, měla by následovat delší pauza – 20 až 30 minutová. Aby bylo možné věnovat se danému úkolu a regeneraci, můžete si stáhnout aplikaci, která časové úseky pohlídá za Vás.

Tato metoda samozřejmě nemusí vyhovovat všem, někdo radši neodchází od nedodělané činnosti, avšak výzkumy ukazují, že v tomto časovém úseku dochází k největší efektivnosti.

Myšlenková mapa

Myšlenková mapa může být vytvořena v on-line podobě, ale i ručně na papír, čímž podporujeme propojení obou hemisfér.

Technika není náročná, do středu napíšeme úkol, který má být splněn a z něj utvoříme paprsky s dílčími kroky, které ke splnění tohoto cíle vedou.

Mnoho vychovatelů či učitelů MŠ si takto plánuje výchovně-vzdělávací činnost.

To-do list

Jedná se o seznam činností, které mají být dokončeny. Ideální je řazení dle priority, ale záleží na Vašem uzpůsobení.

Praktické tipy: krok po kroku

Váháte, jak s time managementem v praxi začít? Využijte tyto základní kroky:

Analýza času stráveného u všech aktivit (včetně dojíždění, úklidu, volného času, apod.).
Stanovení cílů a priorit.
Vyzkoušení jedné z výše uvedených metod (např. Eisenhowerova technika) a její zhodnocení pro mé využití.
Realizace pravidelných pracovních přestávek.
Vlastní pohoda na prvním místě – naučit se říkat ne, víkendy věnovat sobě a svým blízkým, dále se vzdělávat v práci, inspirovat se aktivitami kolegů, apod.

Závěrem chci podotknout, jak je důležité plánovat si i čas pro volno, ve kterém budete regenerovat a dobíjet své síly, abyste zase mohli být skvělými vychovateli.

Dalším bodem je budování pozitivních vztahů v práci a nebát se říci o pomoc, když máte pocit, že je toho na Vás moc. Delegování úkolů může přispět k pozitivní atmosféře na pracovišti.

Vedení ŠD by mělo své pracovníky znát a vědět, kdo by mohl být odborníkem na danou oblast/konkrétní úkol.