Mohli byste mi poskytnout informace a doporučení ohledně archivace povinné pedagogické dokumentace ve školní družině? Mám zájem se dozvědět, jaké dokumenty je nutné archivovat, jak je dlouho uchovávat a jakým způsobem je vhodné je organizovat a zabezpečovat. Rovněž by mě zajímalo, jakým způsobem se postupuje s dokumentací, která již není aktuální, a zda existují specifické požadavky na digitální archivaci.
Zuzana P.
Odpovídá: Filip Sedláček, DiS.
(vedoucí vychovatel, šéfredaktor portálu)
Dle článku 6 Metodického pokynu k postavení, organizaci a činnosti školních družin se mezi povinnou pedagogickou dokumentaci řadí Přehled výchovně vzdělávací práce (tedy třídní kniha), docházkový sešit (mnohdy již součástí třídní knihy) a přihlášky do školní družiny.
Mezi další významnou povinnou dokumentaci ve školní družině patří vnitřní řád, řád školní družiny, ŠVP ŠD, záznamy z porad a jednání a další. Těmi se však zabývat nemusíme, jejich vedení a archivaci zajišťuje vedení školy spolu s další povinnou dokumentací školy. Úplný výčet povinné dokumentace školy najdete v § 28 zákona č. 561/2004 Sb.
Třídní knihy v papírové podobě ke konci školního roku odevzdáváme do rukou pověřeného zaměstnance školy, který zajistí jejich založení do školního archivu po dobu stanovenou zákonem a dle podmínek stanovených zvláštními právními předpisy.
Archivace elektronické dokumentace podléhá přísným pravidlům. Archivovaný dokument musí obsahovat elektronické podpisy zaručené pomocí certifikátů vydaných oprávněnými autoritami, které zaručí autenticitu dokumentu a časovým razítkem, které označí, že tomu tak bylo v určitou dobu.
Pozor, v případě, že chceme písemné dokumenty archivovat v elektronické podobě, či naopak elektronické dokumenty tisknout a archivovat v podobě analogové, je nezbytné toto provést formou autorizované konverze v souladu s § 69a zákona o archivnictví a spisové službě.
Docházkové listy/sešity, nejsou-li součástí třídní knihy a také zápisové lístky archivujeme zvlášť. V souladu se zákonem by měly být správcem archivu školy označeny veškeré takové dokumenty skartační značkou, která označuje písmenem podmínky archivace a číslem dobu archivace v letech. Po uplynutí této lhůty mohou být zničeny tak, aby byly odstraněny všechny citlivé údaje (skartace, spálení) a o tomto by měl být sepsán příslušný protokol.
Většina škol provádí „archivaci“ méně významných dokumentů formou „hodíme to na dno skříně a zapomeneme na to„. To by se však nemuselo líbit ČŠI. Archivace a skartace dokumentů není v kompetenci vychovatelů ani vedoucího vychovatele, nejjednodušší řešení je tedy tuto povinnost spolu s dokumenty přenechat osobě ve škole tím pověřené, která s nimi naloží dle vnitřních předpisů školy upravujících archivaci a skartaci.
V mnoha školách se také archivují lístečky od rodičů – žádosti o samostatné odchody. Takovou povinnost nám zákon nestanovuje, avšak z vlastní praxe doporučuji lístečky skladovat do konce školního roku, popř. je můžeme založit po minimální zákonem stanovenou archivační dobu tří let – není to nutné, ale přehnaná důslednost je vždy lepší, než laxní přístup. Jelikož lístečky obsahují mnohdy citlivé údaje dětí, při jejich vyřazení je také zcela zlikvidujeme, nevyhazujeme je vcelku.
Efektivní a zábavnou formou skartace lístečků se mi jeví jejich rozcupování dětmi, rozmixování s vodou a následná ruční výroba papíru.
Máte také dotaz?
Napište na redakce@nasedruzina.cz
